Términos y Condiciones

 

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Lea detenidamente estos términos y condiciones de uso (Términos), ya que contienen información importante acerca de sus derechos legales, recursos y obligaciones. Al acceder o utilizar la Plataforma de Convok, usted acepta cumplir y someterse a estos Términos.

Última actualización: 28 de octubre, 2020

¡Gracias por utilizar Convok!

Los presentes Términos de Servicio ("Términos") constituyen un contrato legalmente vinculante ("Contrato") entre usted y Convok (conforme a lo definido a continuación) que rige su acceso y utilización del sitio web de Convok, incluido cualquier subdominio del mismo, así como de cualquier otro sitio web a través del cual Convok ponga a disposición sus servicios (denominados, conjuntamente, el "Sitio Web"), nuestras aplicaciones para celular, tableta y demás dispositivos inteligentes, así como interfaces de programa de aplicaciones (denominadas, conjuntamente, la "Aplicación") y todos los servicios asociados (denominados, conjuntamente, los "Servicios de Convok"). En adelante, el Sitio Web, la Aplicación y los Servicios de Convok se denominarán, conjuntamente, la “Plataforma de Convok”. Nuestros Términos de Política de cancelación, Política Contra la Discriminación, y demás políticas aplicables a su utilización de la Plataforma de Convok, se incorporan por referencia al presente Contrato.

Los presentes términos y condiciones de uso establecen la normatividad bajo las que puedes utilizar tanto los sitios o páginas web www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com, así como los servicios que prestamos a través de los mismos, dichos sitios son propiedad de Convok, S.A. de C.V., en lo sucesivo denominado como “Convok”.

Convok se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones de uso cada vez que así lo requiera. En caso de cambio o modificación de los términos y condiciones aquí descritos, se notificará a los usuarios suscritos a través del correo electrónico proporcionado en los datos de su cuenta.

  1. DEFINICIONES
  2. Para efectos de los presentes términos de uso y condiciones del servicio, las siguientes palabras se definirán como:

    ASOCIADO o también referido como “Proveedor de espacios de reunión”, es cualquier tercero cuyos servicios de alquiler de espacios de reunión de cualquier tipo se anuncien a través de los sitios www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com.

    PERSONA de ATENCIÓN al USUARIO, es la persona designada por el ASOCIADO para atender al USUARIO durante todo el tiempo que dure la reservación.

    PROVEEDOR DE SERVICIOS, es cualquier tercero cuyos servicios de cualquier tipo se anuncien a través de los sitios www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com.

    CONVOKER o también referido como USUARIO, es la persona que crea una CUENTA DE USUARIO para consultar y usar los servicios de los sitios o bien CUENTA DE ASOCIADO para promover sus “ESPACIOS DE REUNIÓN en www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com; aquella que accede y navega los sitios www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com; o aquella persona que se suscribe a alguna de las publicaciones de los sitios www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com

    NO ASISTENCIA, es el acto de no utilizar un servicio de alquiler de espacios de reunión cuya reservación garantizada no fuese cancelada dentro del período permitido por Convok.

    CANCELAR, es el acto de notificar a Convok y al ASOCIADO la decisión del USUARIO de NO utilizar el “Espacio” reservado en la fecha y hora establecida, igualmente se entiende como el acto de notificar a Convok y al usuario la decisión del ASOCIADO de NO proveer al USUARIO de acceso a “EL ESPACIO DE REUNIÓN” en la/s fecha/s y hora/s reservadas previamente por el USUARIO; aplica al momento de hacer clic en el botón de “Cancelar” la reservación correspondiente en la aplicación o página web, lo que implica solicitar el reembolso del monto pagado menos los cargos de penalización que correspondan de acuerdo a la Política de Cancelación que corresponda al espacio reservado.

    CLIENTE, es cualquier persona ya sea física o moral que contrate de forma mensual, semestral o anual cualquier PLAN DE SERVICIO provisto por el PRESTADOR DEL SERVICIO “CONVOK” en cualquiera de los Centros de negocios CONVOK BC.

    PRESTADOR DE SERVICIO, se refiere a CONVOK SA de CV como PRESTADOR SERVICIO o a cualquier DISTRIBUIDOR AUTORIZADO (FRANQUICIADO CONVOK) quien está autorizado para vender y proveer el Portafolio de PLANES DE SERVICIOS de CONVOK bajo el nombre y con la Marca Registrada Convok SA de CV dentro de uno o varios de los Centros de Negocios CONVOK BC.

    PLAN DE SERVICIO, se refiere a los servicios integrados dentro de un plan y que son adquiridos por los clientes únicamente en los Centros de Negocios CONVOK BC propios de CONVOK o autorizados mediante Franquicia CONVOK BC.

    DISTRIBUIDOR AUTORIZADO (FRANQUICIADO CONVOK), se refiere a únicamente a las Personas Morales autorizadas por CONVOK SA de CV para vender y proveer el Portafolio de PLANES DE SERVICIOS de CONVOK SA de CV bajo el nombre y con la Marca Registrada Convok dentro de uno o varios de los Centros de Negocios CONVOK BC.

  3. TÉRMINOS ESPECÍFICOS PARA USUARIOS
  4. 2.1. CREACIÓN Y VALIDACIÓN DE CUENTA

    Durante el proceso de registro crearás una cuenta de USUARIO. Para ello deberás proporcionarnos tu correo electrónico de registro, nombre, teléfono y crear una contraseña personal. La información proporcionada debe ser precisa, verdadera, completa y actual. Cada cuenta de usuario y la correspondiente contraseña es personal e intransferible. Todos tus datos pueden ser actualizados dentro de tu cuenta cuando así lo requieras.

    Como parte del proceso de registro y para poder usar los sitios de www.convok.net y/o www.convokbc.com y/o www.convokme.com, realizaremos un proceso de validación de tu cuenta de correo electrónico. Tu cuenta de correo electrónico constituye el medio de comunicación oficial entre tú y Convok por lo que al validar tu cuenta de correo electrónico otorgas tu consentimiento expreso para que todos los avisos o notificaciones que te enviemos a través del mismo, tengan validez legal en términos de lo dispuesto por el Código de Comercio, Código Civil Federal y Código Federal de Procedimientos Civiles.

    2.2. ACEPTACIÓN

    El uso de nuestra plataforma-sitio web, tu registro como usuario en el sitio o receptor de nuestras Publicaciones o el uso de cualquiera de nuestros servicios, representa tu aceptación expresa de los presentes términos y condiciones de uso del servicio.

    2.3. USO DE ESPACIOS Y SERVICIOS

    Al registrarte para usar nuestro sitio, podrás utilizar los servicios de reservación de Espacios de Reunión de cualquiera de nuestros ASOCIADOS o bien de los “Proveedores de Servicios”, para ello deberás de escoger el espacio y la ubicación en donde deseas contratar, la fecha, la hora y la duración que requieres usar dicho espacio.

    2.4. SERVICIO DE RESERVACIONES

    Convok proporciona el servicio de reservación de Espacios de Reunión por horas para uso temporal a través de la red de ASOCIADOS y “Proveedores de Servicios” que se anuncian en su sitio. Cuando solicitas una reservación o contratación de un Espacio de Reunión a través de nuestro sitio, nosotros enviamos tu solicitud al ASOCIADO, y siempre bajo el entendido de que el espacio y el servicio lo provee directamente el ASOCIADO o “Proveedores de Servicios”

    Reservación de ESPACIOS DE REUNIÓN POR HORAS

    Para confirmar la reservación de ESPACIOS DE REUNIÓN POR HORAS, es necesario realizar el pago a más tardar 24 hrs. antes de la fecha y hora en la que se vaya a usar el espacio (o antes, en la fecha que se indique, para los casos en los que así lo requiera el Asociado por su tipo de espacio); una vez aceptada y confirmada la reservación, aceptas y autorizas a CONVOK a realizar el cobro del monto total del servicio reservado más la comisión por el uso de plataforma (comisión por servicio) del 5%, y bajo la premisa que el monto mínimo de cobro de comisión por servicio es de $10.00 (diez pesos más I.V.A. M.N.); en los casos en que la comisión del 5% sea superior a $10.00, solamente se cobrará el 5%, en los casos en que la comisión del 5% sea menor a $10.00, se cobrarán $10.00 más el 5% del monto total del servicio reservado.

    Reservación de ESPACIOS DE REUNIÓN POR HORAS PARA EVENTOS

    Para confirmar la reservación de ESPACIOS DE REUNIÓN PARA EVENTOS, es necesario realizar el pago a más tardar el día marcado como límite para cada espacio en particular por cada ASOCIADO y antes de la fecha y hora en la que se vaya a usar el espacio, en algunos casos se puede solicitar un porcentaje del pago a manera de anticipo (típicamente entre 1 a 2 semanas antes de la fecha del evento) y liquidar la diferencia restante a más tardar en la fecha límite establecida para cada espacio (típicamente entre 1 a 3 días antes la fecha del evento); una vez aceptada y confirmada la reservación, aceptas y autorizas a CONVOK a realizar el cobro del monto total del servicio reservado más la comisión por el uso de plataforma (comisión por servicio) del 5%, y bajo la premisa que el monto mínimo de cobro de comisión por servicio es de $10.00 (diez pesos más I.V.A. M.N.); en los casos en que la comisión del 5% sea superior a $10.00, solamente se cobrará el 5%, en los casos en que la comisión del 5% sea menor a $10.00, se cobrarán $10.00 más el 5% del monto total del servicio reservado.

    El pago a CONVOK se hará por medio de tarjeta de crédito o débito, o transferencia bancaria vía SPEI de USO DE ÚNICA OCASIÓN que generará la plataforma, o mediante pago en las tiendas OXXO mediante el número de la ficha de pago que generará la plataforma. RFC: CON-161026-8Z7.

    Para el caso de pago mediante tarjeta de crédito o débito, el estado de tu reservación cambiará automáticamente a pagado una vez que el pago haya sido realizado y autorizado por EL MONTO EXACTO con tu tarjeta y el monto haya sido recibido correctamente en la cuenta de destino.

    Para el caso de pago vía SPEI DE USO DE ÚNICA OCASIÓN el estado de tu reservación cambiará automáticamente a pagado una vez que hayas realizado el pago por EL MONTO EXACTO indicado en el SPEI DE USO DE ÚNICA OCASIÓN y el monto haya sido recibido correctamente en la cuenta de destino.

    Para el caso de pago mediante el número de la ficha de pago en OXXO, el estado de tu reservación cambiará automáticamente a pagado una vez que hayas realizado el pago por EL MONTO EXACTO indicado en la Ficha de pago en OXXO y el monto haya sido recibido correctamente en la cuenta de destino.

    En caso de que cancelar tu reservación igualmente en este acto aceptas y autorizas que; aplican los términos y condiciones de la “Política de cancelación Convok” y acordes a la modalidad de política de cancelación seleccionada por el ASOCIADO para el espacio en particular que hayas reservado.

    2.5. RELACIÓN CON EL ASOCIADO Y “PROVEEDOR DE SERVICIOS”

    Convok no es responsable por el servicio que preste el ASOCIADO o el “Proveedor de Servicios”. El servicio de Convok se limita a gestionar la reservación de los espacios ante los ASOCIADOS. Cualquier controversia que exista entre el usuario y el ASOCIADO deberán ser resuelta direct

    2.6. USO DE LOS ESPACIOS Y SUS SERVICIOS

    El uso de los ESPACIOS DE REUNIÓN POR HORA o de ESPACIOS DE REUNIÓN PARA EVENTOS o en general los Servicios que se reserven a través del sitio de Convok se rige por las condiciones de uso que establece cada ASOCIADO y es obligación del usuario y sus acompañantes cumplir con las reglas y condiciones de uso establecidas por cada ASOCIADO o “Proveedor de Servicios”, además es obligación del ASOCIADO proporcionar el servicio con apego a dichas reglas. Igualmente es obligación del ASOCIADO cumplir con las leyes, reglamentos y pagos de impuestos que así le correspondan y apliquen de acuerdo a la legislación vigente de cada localidad donde se provea el servicio y corresponda de acuerdo a su domicilio fiscal.

    Para el caso que se requieran horas adicionales de los espacios durante el uso de los mismos, deberán ser solicitados a través de la Plataforma de CONVOK y deberán ser pagados directamente en el sitio www.convok.net a través de tarjeta de crédito o depósito bancario a la cuenta de CONVOK ANTES de ser provistos por el ASOCIADO y deberán ser notificados tanto al ASOCIADO como a Convok para su registro y pago.

    Para el caso de los servicios adicionales provistos por el ASOCIADO, los mismos deberán ser pagados directamente al ASOCIADO, tales como recepción de documentos, mensajes, fotocopiado, servicios secretariales, mensajería, carpas, sillas, mesas, alimentos o cualquier otro servicio adicional el cual sea costo adicional y no se encuentre incluido en la reservación inicial.

    El USUARIO se comprometen a evitar en todo momento cualquier tipo de contacto directo con los “ASOCIADOS” fuera de la PLATAFORMA Convok por cualquiera de sus medios, es decir fuera de las páginas web o el Call Center con el fin de realizar la contratación y pago de los espacios de reunión, lo anterior aplica para todos los casos en los cuales El USUARIO haya contactado al ASOCIADO a través de la PLATAFORMA respecto a los espacios publicados por el ASOCIADO y en caso de hacerlo, se dará por terminado el contrato en forma anticipada y se dará de baja de la plataforma CONVOK al USUARIO.

    2.7. MEDIACIÓN

    En caso de que exista una controversia entre el USUARIO y el ASOCIADO, se puede solicitar un proceso de mediación a través del sitio de Convok o al teléfono 55-1209-1414 ext. 700.

    En dicho caso, Convok actuará como mediador entre EL USUARIO y el ASOCIADO. Para ello es necesario que al iniciar el proceso de mediación nos notifiques en el momento o a más tardar dentro de las 24 horas siguientes los eventos que sucedieron, cómo, cuándo y dónde sucedieron, qué respuesta dio el ASOCIADO a tu solicitud y qué alternativa de solución consideras adecuada. Igualmente requerimos que cuentes con algún tipo de evidencia de lo sucedido, tales como fotografías o grabaciones y nos la envíes en formato electrónico para su evaluación.

    Posterior a ello, Convok solicitará al ASOCIADO una respuesta con su versión de lo sucedido en un plazo no mayor a tres días hábiles, e igualmente nos proporcione sus pruebas y proponga una alternativa de solución.

    Una vez recibida la información de ambas partes, Convok la revisará e invitará a ambas partes a llegar a un acuerdo amistoso. Si esto no fuera posible, las partes podrán acudir a las autoridades competentes para ejercer las acciones que correspondan.

    2.8. USO DE LOS ESPACIOS DE REUNIÓN

    El USUARIO reconoce y acepta que tanto él/ella así como las demás personas que le acompañen a la reunión es/son responsable/s por el buen uso del espacio reservado y se comprometen a utilizarlo de acuerdo a las normas y reglamentos establecidas por cada ASOCIADO en particular y acordes a las leyes vigentes en cada localidad; igualmente se compromete a evitar causar cualquier tipo de daño a las instalaciones, mobiliario, al personal y en general a cualquier elemento del espacio reservado, constituyéndose en responsable de cualquier daño que origine ya sea directamente el usuario o bien cualquiera de las personas que lo acompañen, por lo que en caso causar daños al espacio o instalaciones de EL ASOCIADO se compromete a pagar por todos los daños originados.

    CONVOK podrá, en todo momento y sin responsabilidad alguna hacia el USUARIO, darlo de baja de la plataforma, suspender los servicios, y ejercer las acciones de mediación, conciliación o legales que considere necesarias y dependiendo de la severidad de las mismas, para resolver cualquier tipo de problemáticas y/o incidentes que se presenten durante el uso de las instalaciones del ASOCIADO por parte del USUARIO o sus acompañantes; lo anterior aplica para los casos cuando el USUARIO se ubique en alguna de las siguientes hipótesis:

    2.8.1. Tener un comportamiento irrespetuoso, o inapropiado, o portar armas, o fuera del reglamento vigente de cada ASOCIADO para cada espacio de reunión para las reservaciones hechas a través de la PLATAFORMA.

    2.8.2. Cancelar reservaciones hechas por el usuario en la PLATAFORMA CONVOK, para contratar los mismos servicios de forma directa con el ASOCIADO por fuera de la plataforma.

    2.8.3. Cuando se observe dolo o mala intensión de parte del USUARIO.

    2.8.4. Utilizar de forma indebida o maliciosa la PLATAFORMA o las APPs de CONVOK.

    2.8.5. Realizar acciones o manejar conductas que afecten y/o demeriten el buen nombre y la imagen de CONVOK.

    2.8.6. Cuando el incumplimiento del USUARIO a cualquier otra regulación establecida en el presente contrato se juzgue como grave.

    2.8.7. Quejas recibidas por parte de los ASOCIADOS u otros clientes por mal trato de parte de El USUARIO.

    2.8.8. Provocar cualquier tipo de daño al mobiliario, las instalaciones o al personal del ASOCIADO.

    2.9. PROCESAMIENTO DE PAGOS

    El cobro de los servicios que reserves a través del sitio de Convok se procesará directamente con Convok. De la misma forma, cualquier devolución que se pudiera generar será procesada por Convok.

    2.10. FACTURACIÓN

    Para obtener factura electrónica por los pagos hechos por los espacios y servicios reservados a través de Convok, envíanos un correo electrónico a facturas@convok.net con los siguientes datos: RFC, Domicilio Fiscal con código postal y Nombre completo o razón social. Recuerda escribirnos desde el correo electrónico que tienes registrado en la cuenta de Convok.

  5. TÉRMINOS ESPECÍFICOS PARA ASOCIADOS.
  6. 3.1. Los servicios ofrecidos a través de la PLATAFORMA CONVOK de promoción, publicación, reservación y contratación de ESPACIOS DE REUNIÓN serán exclusivamente usados para publicar, promocionar, recibir y confirmar reservaciones de los servicios y espacios de reunión de EL ASOCIADO, todo ello con el fin de lograr la venta del uso de los ESPACIOS DE REUNIÓN POR HORA, ESPACIOS DE REUNIÓN PARA EVENTOS, otros espacios y otros servicios que ofrece el ASOCIADO por hora, mes o año, a través de la PLATAFORMA CONVOK ya sea vía internet, aplicación móvil (app) o vía el Centro de Atención Telefónica en lo sucesivo referido como “Call Center” CONVOK para el uso de los servicios que ofrece EL ASOCIADO, así como la gestión de la cuenta asignada como ASOCIADO de CONVOK.

    3.2. Se entiende como la PLATAFORMA al sistema exclusivo de cómputo (Software, PLATAFORMA WEB – APP CONVOK) propiedad de y explotado por CONVOK S.A. de C.V., y que EL ASOCIADO usará solamente para la promoción de sus espacios de reunión, la obtención de clientes y para gestionar las reservaciones; además de sus actualizaciones, mismas que serán transmitidas al ASOCIADO, de tiempo en tiempo, cuando se encuentren disponibles.

    3.3. El ASOCIADO reconoce que al publicar una oferta (espacio o servicio) en la PLATAFORMA, se obliga frente a CONVOK a:

    3.3.1. Proporcionar fotos del ESPACIO DE REUNIÓN, recientes y en alta resolución, a CONVOK para ser incluidas en la PLATAFORMA; CONVOK se reserva el derecho de editar las imágenes a su entera discreción. El ASOCIADO en este acto autoriza a CONVOK, a editar las imágenes conforme a lo que CONVOK considere conveniente.

    3.3.2. Proporcionar información de precios, servicios incluidos y opcionales, características y ubicación para cada una de las publicaciones, así como las restricciones de uso; En caso de que el Asociado requiera sugerencia de precios a manejar para los servicios que ofrecerá, el Call Center de Convok podrá dar sugerencia de precios de acuerdo a la ubicación, tipo de servicio y demás características.

    3.3.3. Evitar en todo momento cualquier tipo de contacto directo con prospectos o clientes fuera de la PLATAFORMA con el fin de realizar la venta por fuera de la plataforma, y los cuales hayan contactado inicialmente al ASOCIADO a través de la PLATAFORMA respecto a los servicios publicados por el ASOCIADO, igualmente abstenerse de proveer cualquiera de sus servicios por fuera de la PLATAFORMA a cualquier prospecto o cliente que le hayan contactado a través de la PLATAFORMA.

    3.3.4. Manejar precios preferenciales para los espacios y servicios que oferte a través de la PLATAFORMA. Los precios que se publiciten deberán incluir al menos un 5% de descuento respecto a los precios y ofertas que maneje de manera regular; Los precios publicados deberán incluir todos los cargos e impuestos que correspondan.

    3.3.5. Otorgar autorización - licencia de uso para las fotografías que se publiquen en la PLATAFORMA.

    3.3.6. Usar la PLATAFORMA o el Call Center CONVOK para gestionar, sincronizar las reservaciones recibidas, mantener el registro y control de las reservaciones que maneje de manera directa fuera de la plataforma a fin de evitar conflictos en la disponibilidad publicada del espacio en la PLATAFORMA vs. la disponibilidad real del mismo;

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  7. Una vez que usted entregue al Responsable sus Datos Personales, le manifestamos que estos serán conservados en medios seguros, cuyo acceso estará limitado solamente a las personas físicas y/o morales con las que el Responsable tenga alguna relación. El Responsable contará con las medidas de seguridad que considere adecuadas para proteger el uso de sus Datos Personales por parte de terceros no autorizados. En caso de requerimiento de alguna autoridad, los Datos Personales podrán ponerse a disposición de estas, dentro del estricto cumplimiento de la Ley.
  8. Usted tendrá en todo momento el acceso a sus Datos Personales, ya sea para solicitar su rectificación, cancelación u oposición de conformidad con lo dispuesto en la Ley, en forma escrita o electrónica, dirigiendo su mensaje a Convok SA de CV, al domicilio antes mencionado o en la siguiente dirección de correo electrónico hola@convokme.com. Para lo anterior, deberá hacernos saber fehacientemente los Datos Personales que usted desea sean rectificados, cancelados o revisados.
  9. En el caso de que el Responsable requiera usar sus Datos Personales con fines diferentes a los señalados en el presente Aviso de Privacidad, previamente contactará con usted ya sea en forma escrita, telefónica, electrónica, o por cualquier medio óptico, sonoro, visual u otro que la tecnología permita ahora o en el futuro y le explicará los nuevos usos que pretenda darle a dicha información a fin de recabar su autorización o rechazo.

Actualizado: 1 marzo 2018.